metodo

=Método de trabajo=

Distribución de revistas por responsables de áreas
El reparto de trabajo en la base ISOC se basa en la división de tareas entre responsables de áreas y personas de apoyo que pueden desempeñar tareas de gestión o grabación de datos para varias áreas. Cada responsable de área temática tiene asignadas una relación de revistas y se responsabiliza de la actualización permanente en el vaciado de los datos de los artículos que contienen. Las revistas catalogadas como multidisciplinares son coordinadas por el responsable general de la base de datos. Respecto a la relación entre responsables de área véase el capítulo de buenas prácticas.

Si se detectan nuevas revistas deben darse de alta en el Directorio de Revistas antes de proceder a su indización. Véase el capítulo dedicado a criterios de selección de revistas.

A partir de los trabajos realizados por el grupo EPUC se introdujeron en el Directorio de revistas las categorías A, B y C, dejando otros títulos sin categorizar por no superar los requisitos mínimos que se establecieron. Aunque este sistema de categorización no se ha actualizado, y en consecuencia se ha suprimido de la vista pública, si está disponible para los indizadores que deben dar prioridad a la actualización de las revistas marcadas como A o B, y no incorporar las publicaciones que figuren sin categoría. Desde septiembre de 2014 se está desarrollando en algunas áreas un sistema alternativo de categorización.

Revistas impresas y electrónicas
En las revistas impresas es necesario gestionar con los editores su recepción y reclamar números que no hayan llegado. Los números recibidos deben conservarse para garantizar posibles necesidades de consulta o revisión de datos. Si las publicaciones tienen versión electrónica en un repositorio o plataforma editorial estable, no es necesario conservarlas y puede evitarse su recepción en formato impreso.

Para las revistas electrónicas puras o aquellas publicaciones impresas que tienen versión electrónica se hará constar la dirección web:
 * En la base de datos del Directorio de Revistas se hará constar la dirección del web en donde se encuentre la página de presentación de la revista.
 * En los registros de cada artículo se reflejará la dirección web de dicho artículo. En el campo de notas puede acompañarse la expresión “Revista electrónica” para las publicaciones que sólo tienen versión web.

Cuando una revista electrónica opta por la publicación continua en número abierto, se incluirán los artículos ya publicados en el número abierto sin esperar a que aparezca el número siguiente. No obstante, se hará un seguimiento especial para que los contenidos queden completamente referenciados en la Base de Datos. Cuando se detecte la apertura de un nuevo número se verificará si falta algún artículo del número anterior, y también se comprobará si hay artículos referenciados en la base que hayan desaparecido de la revista cuando el editor ha cerrado el número. Para el control de estas revistas, se incluirá la observación en el campo ‘comentarios’ del directorio "Atención: publicación continua en número abierto". No obstante, se recomienda a los documentalistas añadir también este dato en los listados de control de actualización de las revistas de cada área.

Cuando una revista tiene 'embargados' parte de sus contenidos durante un periodo de tiempo, se hará también un seguimiento especial para completar los enlaces al texto completo cuando los contenidos se puedan ya consultar en acceso abierto. Igual que en el caso anterior, se incluirán observaciones en el campo ‘comentarios’ del directorio y se recomienda que conste también esta circunstancia en los listados de control de actualización de las revistas de cada área.

Grabación de registros pendientes de completar
En función de las necesidades y del reparto de tareas caben diferentes modos de grabación de datos, que se han desarrollado para mejorar en lo posible la actualización de contenidos de la base de datos, al menos en los datos bibliográficos básicos.

1. Los registros pueden grabarse directamente de forma completa, cumplimentando todos los campos. Esta es la fórmula ideal, pero que no siempre es posible llevar a cabo.

2. Grabación en dos fases, con resumen pendiente de completar. El indizador hace la grabación de los datos de análisis formal y análisis de contenido, pero deja pendiente incorporar el resumen, pasando esta tarea a los grabadores. Se utiliza esta fórmula cuando es conveniente utilizar el escáner para la grabación.

3. Grabación en dos fases con la fórmula de pendientes de indizar:

a) Se graban los datos catalográficos básicos con una clasificación de área y la marca PI (Pendiente de Indizar) en el campo "Indizador/Grabador". La clasificación puede ser la general de un área o preferiblemente la más específica que se ajuste al contenido del documento. Pueden asignarse varias clasificaciones de diferentes áreas en este modelo de grabación de datos básicos. Es indispensable que se introduzcan siempre los datos básicos (autor, título del artículo en el idioma original y traducido al español cuando sea un texto en otros idiomas, revista y datos fuente), pero se recomienda que en esta fase se incorpore también cualquier otro dato disponible en la propia fuente: afiliación institucional, palabras clave del autor, título en inglés aunque el documento esté en otro idioma, resumen en español y en inglés.

b) Se recuperan estos registros incompletos (en la base de datos o en un listado) para revisar y completar todos los campos necesarios. Los responsables de área deben encargarse de revisar y completar, en la medida de lo posible, todos los registros marcados como pendientes que se hayan asignado a su clasificación. Además de incorporar los campos no cumplimentados en la grabación, debe revisarse la corrección de los campos incorporados en la fase anterior.

=Registros duplicados=

En ningún caso un mismo documento será indizado dos veces por diferentes áreas temáticas dando lugar a dos registros. Igualmente si se detecta un artículo que ya ha sido editado por otra publicación incluida anteriormente en la base de datos no debe indizarse de nuevo. Se entrará en el más antiguo (dando preferencia al artículo de revista si tienen la misma fecha) y se hará constar en el campo de Notas: Publicado también en.... con año, número y páginas.

=Preparación de sumarios para la grabación=

1. Tareas previas
Para evitar duplicados hay que comprobar previamente si se trata de un número aún no incluido en la base de datos. Asimismo, se debe comprobar que el número que se va a preparar para grabar es correlativo al último número existente en la base. En el caso de que se produjera un salto o laguna, hay que tenerlo en cuenta para preparar también el hueco en caso de que se disponga del ejemplar o esté en la web o, si la revista solo tiene versión impresa y no nos ha llegado, hacer la reclamación oportuna. Si hay que reclamar ejemplares, hay que comunicárselo a la persona responsable de esta tarea, especificando los que faltan, con indicación exacta de año(s) de publicación, volumen(es), y número(s).

2. Fuente de los datos
Se trata de la fuente que se tomará como referencia para los datos integrantes del sumario: autor(es), título del artículo y páginas. En el caso de las revistas exclusivamente impresas cuyo sumario no está en la web de la revista ni en ninguna otra página web o versión electrónica, se debe fotocopiar el de la revista original. Si el sumario puede localizarse en la web o en un fichero, se puede optar por imprimir ese sumario. La copia debe proceder preferiblemente de la web de la revista. Si se utilizan datos de sitios diferentes al del editor, como Dialnet o Raco, hay que contrastar con el sumario impreso y estar atentos para detectar posibles erratas. Si además del sumario hay otros datos disponibles en la web (resúmenes, lugares de trabajo, palabras-clave de autor) que permitan a los grabadores hacer un simple ‘corta y pega’, en lugar de ‘picar’ o escanear el texto, los documentalistas deben indicarle al grabador el sitio web en el que puede obtener los datos. En el caso de las revistas con doble versión o revistas únicamente electrónicas, se debe igualmente imprimir el sumario, identificando además claramente el sitio web que se debe utilizar para grabar la dirección url del texto completo en el campo correspondiente (URL). En caso de que la revista tenga DOIs operativos se debe indicar. Cuando tengamos acceso a una revista electrónica por suscripción o autorización del editor, hay que indicar las claves de acceso a los grabadores.

3. Selección de artículos a grabar
Se indicará claramente a los grabadores qué contenidos de la revista no se deben grabar. Pueden excluirse de la copia que se prepare o se pueden tachar en la fotocopia o la página web impresa. Para realizar esta tarea, se debe recordar que se incluirán preferentemente los artículos originales, excluyendo editoriales, crónicas, necrológicas, memorias, mesas redondas, textos literarios, reseñas y recensiones (salvo las que contengan críticas literarias de interés). Se recomienda igualmente la exclusión de artículos muy breves (de una o dos páginas) o de clara divulgación, así como de los artículos reeditados o traducidos que ya se hayan publicado anteriormente en revistas españolas. En los dosieres y números monográficos se incluirán los artículos de forma independiente siempre que tengan sentido por sí solos, y se excluirán los textos de presentación si no realizan una aportación sustancial de contenido científico. Pueden incluirse notas, discursos, conferencias y entrevistas, solo cuando se considere que su contenido puede ser de interés para el área o disciplina.

4. Datos de identificación de la revista
Ejemplo: CR=2341
 * Código de la revista (CR)**

Ejemplo: PU= 2014, 6 (13)
 * Datos fuente: año, volumen (número) (PU)**

Es importante recordar que estos datos básicos e imprescindibles deben ser comprobados meticulosamente antes de consignarlos. En ningún caso es responsabilidad de los grabadores buscarlos o comprobarlos.
 * Título de la revista (RV)**

5. Traducciones de títulos
Al ser el título en español (TI) un campo obligatorio, hay que proporcionar a los grabadores una traducción al castellano de todos los títulos originales que estén en otros idiomas. En el caso de que ya estén traducidos los títulos en la propia revista, se debe indicar a los grabadores en qué parte de la revista aparece esa traducción: sumario, artículo (inicio o final) o sección de resúmenes. Si no constan traducciones de estos títulos en la propia revista hay que proporcionar a los traductores una traducción lo más correcta posible. Con el fin de evitar errores de grabación debidos a que la escritura manual no se entiende bien, las traducciones de los títulos al español se les enviarán a los grabadores por correo electrónico. Esto evitará erratas que podrían dar una imagen penosa de las bases de datos si no se corrigen con prontitud. En los casos en que haya que traducir menos de tres títulos, las traducciones pueden aparecer sobre el propio sumario siempre que se utilice una cuidada caligrafía y un tamaño de letra adecuado.

6. Indicación de otros datos que se deben grabar siempre que la revista los proporcione
En el caso de que no aparezca esta información al principio del artículo, hay que indicar a los grabadores dónde pueden localizarla. Los grabadores incluirán los datos en el campo ‘lugar de trabajo’ pero no comprobarán ni completarán los datos que no incluya la revista, salvo el país. Si el grabador tuviera problemas para identificar algún país, debe indicarlo al devolver el sumario grabado para que se complete el dato lo antes posible. Si el lugar de trabajo está incompleto no lo incluirán. Los grabadores tendrán en cuenta la relación de abreviaturas admitidas en el Manual de Normas y el anexo del Manual con la Lista de las Universidades Españolas. Los grabadores no tienen el cometido de realizar tareas de homologación adicionales. Es función de los documentalistas, o de los encargados de la revisión posterior de la grabación, comprobar que están bien formalizados los datos de este campo e incluir, solo si fuera fácil y posible identificarlos correctamente, aquellos lugares de trabajo que no se han grabado por estar incompletos.
 * Lugar de trabajo (OG)**

En caso de que esta información no aparezca al principio del artículo, hay que indicar a los grabadores dónde pueden localizarla. Si se tiene constancia de que es necesario escanearlo, es conveniente indicarlo; y si se sabe que es posible incluirlo con “copia y pega”, también.
 * Resumen en español (RS)**

Este campo solo lo incluirán los grabadores cuando se trate del título original del artículo de una revista solo impresa o cuando este dato pueda ser “copiado y pegado” desde la fuente. En este último caso, conviene indicar a los grabadores dónde pueden localizar esta información (web, pdf, CD, DVD...). Cuando la revista incluya este dato como traducción de título al inglés y no se pueda “copiar y pegar”, no se pedirá a los grabadores que lo incluyan, pues no lo escanearán: el paso del OCR sobre estos textos demoraría el trabajo de grabación sin garantías de ofrecer el dato sin erratas indeseables. La necesidad de meticulosa revisión posterior desaconseja la inclusión de estos textos desde papel.
 * Título en inglés (TE)**

Los grabadores solo incluirán resúmenes en inglés cuando haya una página web, un pdf u otra versión electrónica que les permita obtener estos datos con un simple ‘corta y pega’ y con la condición de que el resultado sea satisfactorio; es decir, solo en caso de que no se necesite trabajo de correcciones o revisión posterior. Es imprescindible que el documentalista indique claramente el sitio web, fichero o soporte electrónico desde el que se pueden obtener los datos. Los resúmenes en inglés no se escanearán para evitar el paso del OCR sobre estos textos sin revisión posterior.
 * Resumen en inglés (RSI)**

7. Indicaciones para la grabación de otros campos del sumario
Conviene indicar la lengua en la que está escrito el artículo el idioma del documento en el caso de que no sea el español. Para las revistas o los números que están enteramente en algún idioma distinto del castellano, conviene indicarlo de forma general junto con el resto de las anotaciones. En el caso de artículos aislados, anotar el idioma sobre su título. En el caso de las revistas que editan el mismo contenido en varios idiomas, hay que utilizar para la toma de datos la versión en español.
 * Idioma (LN)**

Si la revista tiene versión electrónica se indicará LO=WEB Si la revista no tiene versión electrónica accesible se indicará LO=SLOC
 * Localización (LO)**

Si un código de clasificación es válido para todos los artículos del número de la revista, basta con indicarlo al principio del sumario con el resto de las indicaciones generales. Si, como es más habitual, los artículos tienen códigos de clasificación diferentes, se debe especificar la clasificación que corresponde a cada título de artículo.
 * Clasificación (CL)**

En el caso de las revistas exclusivamente electrónicas que no tienen la clásica paginación ‘página inicial-página final”, hay que indicar a los grabadores qué dato hay que incluir: número total de páginas, código que identifica al artículo dentro de la revista u otros.
 * Paginación especial en campo PU**

Se puede indicar a los grabadores que incluyan determinada información en el campo de notas, especialmente si esta se repite en varios artículos. Por ejemplo, en el caso de números monográficos o dosieres, el título del monográfico o dosier.
 * Notas**

8. Control posterior de la grabación
Se debe comprobar que la grabación se ha hecho correctamente en los aspectos esenciales: que se haya utilizado el código de revista correcto, que los datos fuente no tienen erratas y están completos, y que se han grabado todos los artículos indicados.

Incidencias relativas a la grabación
Aquellas revistas a las que les falten datos o instrucciones imprescindibles para el trabajo de grabación (sumarios sin indicaciones claras sobre qué contenidos se deben grabar o excluir, sin títulos traducidos, sin clasificaciones, sin código de revista, etc.) se depositarán aparte en el despacho de grabación para que se completen y se vuelvan a depositar en la cola de grabación. Desde septiembre de 2014 se está desarrollando en algunas áreas un sistema alternativo de categorización.