filiacion

=Normas para el campo Filiación institucional o lugar de trabajo del autor (OG)=

Este capítulo se divide en varios apartados:
 * 1) Casos en los que debe o no rellenarse este campo
 * 2) Normas generales para la forma del campo de Filiación Institucional: uso de abreviaturas y siglas
 * 3) Distintos niveles institucionales y topónimos que deben reflejarse en los lugares de trabajo
 * 4) Ausencia de algunos datos en el lugar de trabajo
 * 5) Registros con más de una Filiación Institucional
 * 6) Propuesta para el tratamiento de esta información en una nueva aplicación



1. Casos en los que debe o no rellenarse este campo
Se reflejará el lugar de trabajo de los autores siempre que figure en el documento original, tanto si es en la cabecera del artículo, al final del mismo o en otra sección de la revista. Sólo en casos excepcionales y a juicio del indizador, puede reflejarse un lugar de trabajo que no figure en la publicación pero sea fehacientemente conocido.

No se consideran como lugar de trabajo ni la titulación ni los cargos o categorías profesionales, por ejemplo: "Doctor por la Universidad de...", "licenciado por...", “estudiante de...”, “abogado de...”, etc. En cambio, sí se refleja el lugar de trabajo cuando el autor figure como “becario postdoctoral en...”, “profesor de...”, etc. Igualmente no se reflejarán en este campo las instituciones en las que no conste que el autor trabaje en la actualidad, cuando se utilizan expresiones como “exdirector de...”

Las asociaciones profesionales, revistas, partidos políticos y sindicatos pueden reflejarse como lugares de trabajo solamente cuando no haya otra opción y el documento analizado tenga relación directa con la pertenencia del autor a dichas instituciones, y no por el mero hecho de pertenecer a las mismas.

Sí se consideran como lugares de trabajo las empresas y fundaciones.



2. Normas generales para la forma del campo de Filiación Institucional: uso de abreviaturas y siglas
Los lugares de trabajo de los autores se reflejarán en su forma más completa posible. Cuando la denominación de una entidad incluya un nombre propio debe reflejarse tal cual, sin utilizar comillas.Ejemplo:
 * Inst. Max Plank de Psiquiatría, Munich, Alemania

Se admite el uso de siglas exclusivamente para instituciones que sean muy conocidas, en los mismos casos que para el campo de identificadores. Por ejemplo: FAO, UNESCO, INIA, CSIC, CNRS, UNED, etc. En los demás casos, y siempre que sea posible, deben desarrollarse las siglas. Ejemplos:
 * Univ. Nal. Autónoma de México y no UNAM
 * Univ. Complutense de Madrid y no UCM

Excepcionalmente pueden mantenerse las siglas si se desconoce su desarrollo correcto. Estas se usarán siempre sin puntos entre las iniciales, excepto para S.A. o S.L cuando van separadas del nombre de la empresa. Ejemplos:
 * CEPSA y no C.E.P.S.A.
 * Yoplait S.A. y no Yoplait SA

Se admite el uso de las abreviaturas señaladas en el apartado de normas generales. No deberán utilizarse estas abreviaturas cuando los términos formen parte de nombres propios conocidos por su forma completa. Ejemplo:
 * General Motors y no Gral. Motors

Para las instituciones que figuren en otros idiomas distintos del castellano se aplican estas mismas abreviaturas solamente cuando coincide con la misma entrada. Por ejemplo, la abreviatura Univ. se aplica también para Universitat, Universidade, University o Université, Inst. para Institute, Col. para College, Dep. para Departament, Esc. para Escola, Mus. para Museum o Musée. Por el contrario no debe utilizarse Esc. para Ecole ni Arch. para Arxiu.

Para estas instituciones en otros idiomas se respeta el orden en el que figuran los términos aunque se empleen las abreviaturas de la tabla anterior. Ejemplo:
 * Stanford Univ., Estados Unidos y no University of Stanford

Si existen dudas sobre el orden correcto o aparece de forma diferente según el artículo, es conveniente unificar la forma de entrada, consultando el sitio web oficial de la institución.

Después de una abreviatura no se incluyen las preposiciones o artículos, ni en español ni en otro idioma. Ejemplos:
 * Arch. Gral. Simancas, Valladolid, España
 * Real Acad. Historia, Madrid, España
 * Univ. País Vasco, Leioa, Vizcaya, España
 * Univ. Sheffield, Reino Unido

Todas las abreviaturas utilizadas deben llevar punto, aunque detrás figure una coma. Ejemplos:
 * Arch. Histórico Nal., Madrid, España
 * Hosp. Clínico Prov., Serv. Psiquiatría, España

Debe evitarse el uso de otras abreviaturas cuando pueden expresarse con las ya recogidas en la tabla anterior. Ejemplo:
 * No se utilizará ETS. sino Esc. Tec. Sup.

Por el contrario, pueden utilizarse otras abreviaturas de uso común, cuando no pueden transcribirse a una expresión con el listado de abreviaturas incluido en estas normas. Ejemplo:
 * IES en lugar de Inst. Enseñanza Secundaria



3. Distintos niveles institucionales y topónimos que deben reflejarse en los lugares de trabajo
Cada lugar de trabajo puede incluir hasta seis niveles separados por coma y espacio. Deben reflejarse según el siguiente orden:


 * 1) PRIMER NIVEL JERARQUICO: Universidad, CSIC, Ayuntamiento, Fundación.
 * 2) SEGUNDO NIVEL: Facultad, Instituto, Centro de investigación, Concejalía.
 * 3) TERCER NIVEL: Departamento, Unidad, Servicio, Biblioteca, Equipo, Grupo de Trabajo, Cátedra o Área.
 * 4) CUARTO NIVEL: Ciudad donde se ubica el Centro. Se reflejará según la forma determinada en el Tesauro de Topónimos.
 * 5) QUINTO NIVEL: En el caso de España se reflejará la provincia, siempre que no coincida con el nombre del topónimo anterior, tras una coma y si utilizar paréntesis. No se ponen las autonomías pluriprovinciales (Cataluña, Canarias, etc.) sino las provincias respectivas. Se pone Asturias, A Coruña, Cantabria, Navarra, Illes Balears, Madrid o Murcia.
 * 6) SEXTO NIVEL: País donde se ubica el Centro (Nivel obligatorio cuando se consigne este campo). Siempre se incluye España para las instituciones españolas. Se reflejará según la forma determinada en el Tesauro de Topónimos.

Siempre que sea posible se rellenará la información de los seis niveles. Cuando se desconoce uno de estos datos se deja sin incorporar. Sobre la ausencia de datos véase el apartado 4 de este capítulo.

Ejemplos de lugares de trabajo con diferentes niveles:
 * CSIC, Cent. Estudios Históricos, Dep. Historia del Arte, Madrid, España
 * Univ. Rovira i Virgili, Fac. Ciencias Juridiques, Area Psicologia Social, Tarragona, España
 * Hosp. Sant Joan, Unid. Drogodependencias, Reus, Tarragona, España

Debe respetarse siempre el orden marcado entre los diferentes niveles institucionales. Ejemplo:
 * El Departamento de Administración de Empresas de la Facultad de Económicas de la Universidad de Cantabria, se reflejará en este orden: Univ. Cantabria, Fac. Económicas, Dep. Administración de Empresas, Santander, España

No será necesario reflejar cualquiera de estos niveles cuando ya esté implícito en los anteriores. Al ser un campo que se recupera por palabras, no es necesario repetir información por atenerse a este orden jerárquico. Así, cuando el nombre de la Institución incluya ya la ciudad o el país no ha de repetirse en los niveles siguientes.

Se utiliza la preposición "de" excepto detrás de una abreviatura. Ejemplos:
 * Univ. Sevilla, Fac. Biología, España
 * Banco de España, Madrid
 * Univ. Autónoma de Madrid, España
 * Univ. Cádiz, Bib., España
 * Univ. Complutense de Madrid, Fac. Geografía e Historia, Dep. Historia de América I, España
 * Univ. Hong Kong, Fac. Ciencia Política

En las instituciones como diputaciones y ayuntamientos se considera que el topónimo forma parte del nombre de la misma, por lo que debe figurar en el primer nivel. Ejemplos:
 * Dip. Prov. Girona, Cent. Investigaciones Arqueológicas, España
 * Ayunt. Alacant, Patronato Mun. Vivienda, España

En cambio, si en el nombre de la institución no figura un topónimo de cuarto o quinto nivel, o no coincide exactamente el nombre de la institución con el del topónimo, sí deberá figurar éste último. Ejemplos:
 * Univ. País Vasco, Esc. Trabajo Social, Vitoria-Gasteiz, España
 * Univ. Pontificia Comillas, Fac. Derecho, Madrid, España

Por el contrario, sí habrá de reflejarse la ciudad cuando en el nombre de la institución figure un gentilicio. Ejemplos:
 * Fac. Humanidades, Sem. Arqueología y Etnología Turolense, Teruel, España
 * Inst. Español de Estudios Estratégicos, Madrid, España

Cuando la ciudad es de nivel inferior a la capital de provincia se añadirá a continuación el nombre de la provincia. Ejemplos:
 * Univ. Vigo, Fac. Humanidades, Pontevedra, España
 * Cent. Alto Rendimiento, Sant Cugat del Vallés, Barcelona, España
 * UNED, Cent. Asociado, Mérida, Badajoz, España

Se respeta el idioma original del lugar de trabajo, tal y como conste en el documento, salvo el nombre de ciudad y país, que ha de reflejarse según el Tesauro de Topónimos. Se recomienda que todos los niveles vayan en el mismo idioma, es decir, que si la universidad se refleja en inglés, se haga lo mismo con el departamento, y viceversa. Ejemplos:
 * Maison des Sciences de l'Homme, Paris, Francia
 * Univ. Barcelona, Fac. Psicologia, Dep. Metodologia de les Ciències del Comportament, España
 * New School for Social Research, New York, Estados Unidos

Si una institución figura en las fuentes indistintamente en el idioma original o en su versión traducida, se podrá unificar a la más habitual, para evitar diferentes entradas en los índices.

Para los nombres de universidades españolas se recomienda especialmente normalizar la forma, de acuerdo con el listado incluido en el anexo de este apartado.

Como caso especial, las embajadas no precisan poner el país correspondiente a la ciudad en donde se ubican, ya que pertenecen al país que representan. Ejemplo:
 * Embajada de España en París (sin añadir Francia).



4. Ausencia de algunos datos en el lugar de trabajo
Sólo el último nivel jerárquico (país) es obligatorio. Si se desconocen alguno de los niveles relacionados, se hacen constar únicamente los datos conocidos. Ejemplos:
 * Univ. Pontificia Comillas, Dep. Economía, Madrid, España
 * Col. Minusválidos, Albacete, España

Siempre que se conozca debe completarse la información que figura en la fuente, en especial en cuanto al primer nivel institucional y al país aunque no consten estos datos en el documento. En especial, debe añadirse la entrada CSIC a todos los institutos y centros de este organismo. Ejemplo:
 * CSIC, Cent. Ciencias Humanas y Sociales, Inst. Filosofía, Madrid, España

Atención: sólo se incluye el topónimo si figura en la fuente o si se tiene seguridad de la localización de una institución. Es preferible reflejar un lugar de trabajo de forma incompleta que inventar o imaginar algún dato. Por ejemplo, en el caso de la Universidad del País Vasco o la de Castilla-La Mancha, si en el documento no se indica provincia, no puede reflejarse pues estas entidades tienen sedes en varias de ellas. Ejemplos:
 * Univ. País Vasco, España
 * UNED, España

En algunos casos y a juicio del indizador, se puede recoger sólo la ciudad y el país, por ejemplo para profesionales que no tienen una afiliación institucional. Ejemplos:
 * Barcelona, España
 * Buenos Aires, Argentina



5. Registros con más de una Filiación Institucional
Para un autor sólo se reflejará un único lugar de trabajo. Para el caso de varios autores, pueden recogerse tantos lugares de trabajo como sea necesario, separados entre sí por punto y coma sin espacio y manteniendo el mismo orden que en el documento. Ejemplo:
 * Univ. Autónoma de Madrid, Dep. Geografía, España;IBM España S.A., Dep. Análisis, Madrid

El número de lugares de trabajo puede ser inferior al número de autores. Cuando varios autores comparten una misma afiliación institucional, no se debe repetir esta información y se reflejará una sola vez. Ejemplo para un documento con dos autores del mismo departamento:
 * Univ. Extremadura, Dep. Geografía y Ordenación del Territorio, Cáceres, España

Por el contrario, si comparten solamente parte (como misma universidad pero distinto departamento), será necesario reflejar ambos lugares de trabajo de forma completa, aunque parezca repetitivo. Ejemplo:
 * Banco de España, Serv. Estudios, Madrid, España;Banco de España, Oficina Balanza de Pagos, Madrid, España

Recuérdese que el punto y coma está prohibido dentro del nombre de un único lugar de trabajo, utilizándose exclusivamente para separar dos lugares de trabajo distintos.

También se da el caso contrario: un solo autor que refleja más de un lugar de trabajo en el mismo documento. Si se trata de dos instituciones independientes debe reflejarse exclusivamente la primera. Si por el contrario se trata de un centro compartido que pertenece a dos o más organismos a la vez (por ejemplo un centro CSIC – Universidad, un departamento interuniversitario, etc.) ha de reflejarse como una única filiación, haciendo constar ambas instituciones como diferentes niveles del mismo lugar de trabajo. Ejemplos:
 * Univ. Complutense de Madrid - Univ. Autónoma de Madrid, Dep. Interuniversitario de Ecología, España
 * CSIC - Univ. Valencia, Inst. Estudios Documentales e Históricos sobre la Ciencia, España
 * CONICET - Univ. Buenos Aires, Argentina



**6. Propuesta para el tratamiento de esta información en una nueva aplicación**

 * Sugerencias para el campo Afiliaciones de las base de datos CSIC **

Se presenta un análisis de las distintas bases de datos bibliográficas y en concreto del tratamiento que hacen del campo afiliaciones en cada una. A continuación se describe los problemas de las bases de datos del CSIC y se presenta sugerencias sobre su nuevo tratamiento en la futura migración.

Otras bases de datos


 * Scopus**

En el caso de Scopus las afiliaciones se toman directamente de la fuente, en este caso la editorial o la revista. De esta forma, no existe ningún criterio normalizado para la representación de las afiliaciones ya que estas aparecen tal y como el autor las ha incluido y la revista ha especificado. Así por ejemplo, en una misma revista puede aparecer el código postal o la calle de una institución en un artículo y en otro esa información está obviada. Por otro lado, también se observa que no existe ningún criterio a la hora de estructurar las afiliaciones. De esta forma es posible encontrar también que la afiliación comience con el nombre del departamento o facultad, o en otros comience directamente con el nombre de la entidad principal. Con respecto a la recuperación, toda la información sobre afiliaciones aparece en un único campo, por lo que la recuperación sólo se realiza en una ventana de búsqueda.

Figura 1. Afiliaciones vinculadas al CSIC

Sin embargo, y como una forma de solventar esta carencia, Scopus incorpora un identificador de afiliación (//Affiliation Identifier//) para cada documento. De esta forma cada artículo puede ser asignado a una entidad previamente definida y normalizada. Cada entidad muestra un nombre normalizado, variantes, número de documentos asociados, ciudad y país (Figura 1). Sin embargo, este modelo muestra algunas carencias: **Web of Science** Al igual que Scopus, Web of Science (WoS) toma las afiliaciones directamente de la fuente en que se ha publicado el artículo. En su caso diferencia la dirección del autor principal (//Corresponding author//) del resto de autores (//Addresses//). Pese a esto, WoS muestra los mismos problemas de normalización que Scopus, ya que los nombres de las instituciones vienen representados según cada revista los publica. WoS también hace un intento por normalizar las instituciones principales, asociando cada afiliación a un listado normalizado de instituciones (Figura 2). Este campo normalizado está indizado y permite buscar y recuperar todos los documentos asociados a este nombre normalizado. Estos registros pueden ser luego analizados a través de //Analyze Results//. Sin embargo, WoS no posee una sección propia para instituciones que permita comparar organizaciones entre sí o ver listados de estas para comprobar duplicados y confusiones.
 * No representa bien la estructura jerárquica entre institutos, departamentos y facultades con respecto a la entidad principal
 * Algunos artículos no son asignados correctamente a su institución, ya que existe confusión entre sus siglas. Por ejemplo, en el caso del Instituto Cajal del CSIC es confundido con el Instituto Ramón y Cajal de Investigación Sanitaria (IRYCIS) del Hospital Ramón y Cajal.



Figura 2. Detalle en WoS de la afiliación de un artículo asociada a una institución normalizada. **Redyalic** Incluye un análisis sobre la producción, colaboración y uso de cada institución

**Dialnet** No se indizan las afiliaciones de los autores. Aunque Dialnet Plus permite localizar autores por su institución. **Scielo** Tampoco recoge las afiliaciones de los autores y no permite la búsqueda por este elemento. **Bases de datos CSIC** A diferencia de las bases de datos bibliográficas anteriores, las bases de datos ISOC, IME e ICYT si recogen de forma normalizada las afiliaciones de los autores, ya que esta información es introducida por indizadores de forma manual y siguiendo un proceso normalizado. Esta información se incluye en el campo //Lugar de trabajo//. Aunque toda la información sobre las afiliaciones se incluye en un único campo, este está estructurado en cuatro elementos básicos: institución principal, institución secundaria, ciudad y país, separados todos ellos mediante comas (Figura 3).

Figura 3. Detalle de un registro de las bases de datos CSIC del campo lugar de trabajo

Sin embargo, este procedimiento presenta algunas debilidades:
 * No es posible la introducción automática directamente desde la revista, ya que tiene que ser añadido a mano por el indizador haciendo que el proceso sea más lento.
 * Aunque existe un procedimiento, este varía según cada caso y depende de la interpretación cada indizador. Por lo que es común encontrar alteraciones en las afiliaciones.
 * Debido a que algunos elementos no aparecen en las afiliaciones como instituciones secundarias, no existe una completa homogenización en la estructura de estos datos, haciendo coincidir, por ejemplo, el país con la ciudad.

Propuesta Teniendo en cuenta cómo las principales bases de datos bibliográficas tratan este aspecto, se propone:
 * Creación de un campo único que contenga la afiliación tal cual aparezca en la publicación. Este campo será indizable y recuperable por palabras.


 * Además de este campo, la base de datos incluirá una tabla independiente de entidades, que estará normalizada y que se asociará a cada registro de acuerdo a la afiliación. Los campos de esta nueva tabla serían:
 * Institución principal: Nombre normalizado de la organización donde trabaja el autor
 * Comunidad autónoma: listado desplegable con las comunidades autónomas, a diferencia a como se hace ahora, por ciudad
 * País: listado desplegable con un listado de países
 * Para su correcto funcionamiento, la edición de estos registros será independiente del indizador. En el caso de que una institución no esté previamente incluida en la tabla de entidades, el indizador asignará el documento a una categoría “Otros”. Para que posteriormente el responsable de mantenimiento dé de alta a la entidad de forma normalizada.
 * Requerimiento para programar: facilitar la búsqueda de la institución para identificarla en el fichero normalizado (para que el grabador/indizador no tenga que buscar en todo el fichero o teclear el nombre completo). Este formulario de búsqueda debe permitir la búsqueda por institución, y opcionalmente por comunidad autónoma y país. Sería deseable que se adoptasen utilidades para no duplicar fichas de instituciones (variantes incluso de mayúsculas/minúsculas, acentos.....).
 * Esta propuesta es compatible con la base de datos de producción científica Conciencia, la cual ya implementa un sistema similar para el alta de instituciones (Figura 4). El hecho de que las bases de datos CSIC vayan a tener un SGDB y un interfaz en algunos aspectos muy similar a Conciencia facilitará la implementación de este elemento.


 * [[image:Afiliaciones 4.jpg width="800" height="504"]]

Figura 4. Detalle del formulario de búsqueda de instituciones incluidas en Conciencia
 * Por otro lado, el listado de entidades permitirá también vincular las afiliaciones con su respectivo autor. Para esto se numeraran los autores en campos independientes, que se asociarán con el mismo orden y número con las afiliaciones que se recogen en el campo Lugar de trabajo. Así de una forma transitiva los autores se relacionarán con el lugar de trabajo y este a su vez con el listado de entidades.