grabacion

=Normas generales de grabación de datos=

En este capítulo se abordan algunas cuestiones generales sobre la grabación de datos:
 * Cumplimentación de datos, campos obligatorios y campos vacíos
 * Campos en la cabecera de la plantilla de datos: Número de Registro del Documento e Indizador/grabador
 * Uso de signos de puntuación y separadores de ocurrencias
 * Uso de mayúsculas y minúsculas



Cumplimentación de datos, campos obligatorios y campos vacíos
Para acelerar la actualización de los datos bibliográficos algunos registros pueden grabarse en un primer momento de forma incompleta (sin descriptores o sin otros campos que pueden quedar pendientes) para ser posteriormente completados adecuadamente. En algunas áreas, por falta de personal, esta situación puede afectar a gran cantidad de registros, aunque lo deseable es que se complete el mayor número de datos posible.

Los registros pueden quedar incompletos en datos de valor añadido como los términos de indización, pero todos deben incorporar los datos básicos que forman parte de una descripción bibliográfica básica (autor/es, título, revista, año de publicación, volumen o número y en lo posible páginas del documento), una clasificación (al menos genérica) y en lo posible añadir todos los elementos que pueden extraerse de la fuente (afiliación del autor/es, resumen, URL de acceso). Sobre la incorporación de registros pendientes de completar véase el capítulo dedicado a Método de trabajo.

Algunos campos son obligatorios para la grabación de un registro, de modo que el programa impide que se incorporen registros sin ellos: título en español, código de revista, año, tipo de documento, lengua, localización y clasificación.

Hay otros campos obligatorios que el propio programa rellena por defecto cuando se los encuentra vacíos: ISSN y Título de la Revista se incluyen automáticamente a partir del Código de Revista.



Campos en la cabecera de la plantilla de datos: Número de Registro del Documento e Indizador/grabador
El campo de **Número de registro (ID)** se asigna automáticamente durante la grabación. No puede modificarse. Se utiliza para identificar cada registro de la base de datos y para formar un enlace permanente al mismo:

Ej: http://bddoc.csic.es:8085/ver/ISOC/docu/666666.html en donde 666666 es el ID del documento.  El campo **Indizador/grabador (RA)** debe utilizarse para identificar a la persona que ha realizado la grabación o la indización del documento. Es un campo de control interno no visible desde la interfaz de consulta externa. Puede utilizarse para varios fines:
 * Para identificar los documentos pendientes de análisis de contenido. Son códigos que empiezan por PI- seguido de las iniciales de la persona que ha realizado la grabación
 * Para identificar la persona o área que realizó el análisis. Actualmente se utilizan códigos que empiezan por las iniciales de la persona. Este campo es útil como criterio para elaboración de listados de correcciones, para agrupar documentos para una salida final o para obtener estadísticas del número de documentos analizados durante determinado año, independientemente de la fecha de carga o fecha de incorporación de los datos bibliográficos básicos en la base de datos.
 * Para agrupar a cada una de las sucesivas entregas de registros que realizan las instituciones cooperantes que en algún momento han enviado ficheros para la carga masiva de datos en la base ISOC.
 * En su origen como "referencia antigua" para identificar los números de registro en la primera migración de datos al actual gestor.



Uso de signos de puntuación y separadores de ocurrencias
En este apartado se especifican algunos aspectos de tipo formal que deben aplicarse al cumplimentar cada uno de los campos. Como criterios generales, aplicables en todos los casos, cabe destacar:

1. Punto y coma en los campos repetitivos o multiocurrentes (Autor, Descriptores, etc.): se utiliza para la separación entre los elementos (ocurrencia 1;ocurrencia2;etc.) sin dejar espacios en blanco ni por delante ni por detrás. (En la visualización de los registros en línea el sistema sí añade un espacio detrás del signo). Sí es imprescindible poner espacio detrás de la coma en estos campos. Ejemplos:


 * Autores: Sánchez Gómez, José;Rodríguez Mesa, Pedro
 * Descriptores: Comercio exterior;Automóviles;Aduanas;Proteccionismo
 * Identificadores: Real Academia de la Historia. Madrid;Gayangos, Pascual de

2. Signos de puntuación en otros campos. En los demás casos sí es necesario añadir un espacio detrás de los demás signos de puntuación que se empleen (coma, punto, dos puntos, etc.), excepto para las iniciales con más de una letra de los nombres de autor (que irán sin espacio entre ellas) y para los casos establecidos en las normas de los campos de Legislación y Jurisprudencia. Ejemplos:
 * Autores: Sánchez García, J.F. (sin espacio entre punto y siguiente inicial)
 * Notas: Ilustraciones, gráficos (con espacios detrás de cualquier signo, por no ser un campo definido como multiocurrente)

3. Punto en iniciales y siglas. El punto se utiliza para las iniciales de los nombres y en las abreviaturas admitidas por estas normas, pero no se empleará para las siglas de instituciones (en cualquiera de los campos en donde se usen). Ejemplos:
 * CSIC y no C.S.I.C.
 * Martínez, C.A. y no Martínez, CA



Uso de mayúsculas y minúsculas
Desde el año 2000 los registros de la base ISOC se graban en mayúsculas y minúsculas. Si en la fuente utilizada, el título en español, autor u otros datos figuran solo en mayúsculas, deben grabarse en mayúsculas y minúsculas, y con acentos, conforme a las Reglas de Ortografía de la Lengua Española. Para los títulos originales en inglés, se respeta el uso habitual en este idioma de mantener en mayúsculas la inicial de cada palabra, salvo artículos y preposiciones.

Puede haber registros anteriores en los que algunos campos estén grabados solamente con mayúsculas, aunque es conveniente que al menos los campos que forman índices de frase se cambien al uso actual.

Excepciones: pueden permanecer en mayúsculas los códigos de idioma o país, así como las siglas en los nombres propios. Ejemplos:
 * Córdoba (ARG)
 * CSIC

En los campos multiocurrentes que forman índices de frase (autores, filiación institucional descriptores, nuevos términos, Identificadores, topónimos) debe ponerse siempre en mayúscula la primera letra de cada ocurrencia. Ejemplos:
 * Comercio marítimo;Mercancías;Puertos marítimos
 * Cervantes Saavedra, Miguel de;Ilustre fregona, La

Igualmente se debe poner en mayúsculas la primera letra en los calificadores que se utilizan para romper la polisemia y aclarar el alcance de un término de indización. Ejemplos:
 * Padres (Varones)
 * El País (Periódico)
 * Barcelona (Provincia)